Atti amministrativi generali

Il Manuale di Gestione Documentale (o Manuale di Gestione del Protocollo Informatico e della Gestione Documentale) è un documento fondamentale per ogni pubblica amministrazione, inclusi i Comuni. Esso descrive e regola le modalità di formazione, gestione, trasmissione, conservazione e archiviazione dei documenti informatici e analogici prodotti e ricevuti dall'ente. L'obiettivo principale è garantire la trasparenza, l'efficienza e la legalità dei processi amministrativi, assicurando la corretta tenuta e accessibilità del patrimonio documentale.

Il Manuale, in conformità con il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), deve contenere, tra gli altri, i seguenti elementi:

Finalità e ambito di applicazione: Descrizione degli scopi del Manuale e dei soggetti a cui si applica (uffici, personale, ecc.).

Organizzazione del sistema di gestione documentale: Illustrazione delle responsabilità e dei ruoli del responsabile del servizio di gestione documentale, degli operatori e degli altri soggetti coinvolti.

Flussi documentali: Dettaglio delle procedure per la registrazione di protocollo, l'assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, la segnatura, la trasmissione e la conservazione dei documenti.

Classificazione e fascicolazione: Individuazione del titolario di classificazione (schema di classificazione gerarchico dei documenti) e delle modalità di creazione e gestione dei fascicoli.

Protocollo informatico: Regole per l'utilizzo del sistema di protocollo informatico, inclusa la gestione delle ricevute e delle comunicazioni.

Dematerializzazione e formazione del documento informatico: Procedure per la creazione di documenti nativamente digitali e per la digitalizzazione di documenti analogici.

Firma digitale e firma elettronica qualificata: Indicazioni sull'uso dei diversi tipi di firma elettronica.

Conservazione e scarto: Criteri e processi per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali (conservazione sostitutiva) e per lo scarto dei documenti non più necessari, nel rispetto delle norme vigenti.

Sicurezza e accessibilità: Misure per garantire la sicurezza informatica dei dati e l'accessibilità ai documenti da parte degli aventi diritto.

Interoperabilità: Modalità per lo scambio di documenti con altre pubbliche amministrazioni o soggetti esterni.

Glossario e riferimenti normativi: Elenco dei termini tecnici utilizzati e dei riferimenti legislativi e regolamentari.

La data del 30 giugno 2025 è un termine importante per i Comuni italiani in relazione all'adeguamento dei sistemi di gestione documentale. Questa scadenza si riferisce all'obbligo, per le pubbliche amministrazioni, di adeguare i propri sistemi di gestione documentale e di redigere o aggiornare il Manuale di Gestione Documentale in conformità con le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall'AgID (Determina AgID n. 373/2020 e successive modifiche e integrazioni).